Solution Case 5（ある運送会社様の場合）
「膨大な数の荷物伝票を毎日、手入力処理。荷主毎に異なる様々な要件からシステム化に踏み切れず……」
私たちは単純なルーティンワークをデータベースとの連動で自動化。人と機械の仕事をすみわけることで「仕事への動機付け」自体を見直すことに。
ミスを誘発する作業をシステム化し、定着難からの人件費コストも削減。業務改善など広い視野で仕事をする余裕も生まれ、仕事への動機付けも高まりました。
地場産業の取引先を中心に運送品質には定評のある運送会社。しかし社内のシステム化が遅れ、運送データの管理や伝票処理などもスタンドアローンで行っている状態。当然、ひとつひとつの処理と処理の受け渡しやトランザクションでも整合性の取れないミスが頻発。作業ロスも増え、担当者の定着もよくなく退職のたびに採用コストが発生するだけでなく、全社的にも仕事の流れが滞り、潜在的な会社の能力を低下させていました。
膨大な数の送り状を荷主毎に異なる料金チャートをもとに才数・重さ・個数とともに運送距離を計算して処理。さらに得意先ごとに異なる締め日に対応して請求処理する必要性から、その仕事を理解している限られた人員が、それぞれ自分流の方法で仕事をするため、経営サイドとしてもシステム化に踏み切れない状況が。
属人的な経理処理では、ミスがあった場合なども他の人間やセクションではチェックできず、また経営指標に必要な数字がスグに手に入らないなどの問題点を整理。単に現状行われている業務をそのままシステム化するのではなく、社内で経営を意識した仕事ができるようにするための「システムとしての経理」を導入することが競合との競争に勝つためにも、企業の成長のためにも必要という提案を。また、業務管理を担当するスタッフの動機付けが低いことも同時に判明。人的リソースの活性化とシステム化を同時に行えるようにしました。
まず、業務管理担当者が直感的に把握しやすいインターフェースを用いた業務管理システムを提案。データベースとの連携により、必要とされるデータ候補を処理画面から直接呼び出せるようにし、ルーティンな項目は間違いやすい手動入力からプルダウンで選択できるように。さらに数日先までの請求処理必要顧客を自動表示し、ひとつの画面で確認後、１ボタンで請求出力可能になり経理業務も大幅に改善し、トータルな業務管理コスト引き下げに成功しました。
スタッフに余裕が生まれたことで必然的に社内のトータルな仕事の流れにも関心が持てるようになり、将来的には管理会計業務をシステム化で行い日次決算なども取り入れ、比較的遅れている業界で企業体質を強化し勝ち残りを計るところまで考えられるようになったと２代目経営者も喜んでいます。
